Riuscire nella migrazione : da un WMS ad una soluzione SaaS

Nel settore del lusso, la modernizzazione dei sistemi di gestione del magazzino (WMS) è fondamentale per soddisfare le crescenti aspettative dei clienti e garantire l’eccellenza operativa.

In questo contesto, un marchio di lusso ha deciso di modernizzare il proprio WMS implementato nel 2012. Questo sistema, ormai obsoleto, non era più in grado di soddisfare i requisiti di prestazioni, scalabilità e manutenibilità.

L’obiettivo era quello di portare a termine con successo questa migrazione, garantendo al contempo la continuità del servizio, l’affidabilità dei flussi logistici ed un’esperienza utente ottimale.

Contesto e sfide

Al fine di migliorare la produttività e sostenere la crescita prevista per i prossimi anni, una casa di lusso ha deciso di innovare il proprio sistema di gestione del magazzino (WMS), implementato nel 2012. Questo sistema, ormai obsoleto, non era più in grado di soddisfare i requisiti di prestazioni, scalabilità e manutenibilità.
L’obiettivo era quello di migrare verso una soluzione SaaS, garantendo al contempo la continuità del servizio, l’affidabilità dei flussi logistici ed un’esperienza utente ottimale.
È in questo contesto che Adone Conseil è intervenuta, dalla fase di progettazione fino all’implementazione della soluzione finale.

Sfide da affrontare

Le sfide affrontate nel corso del progetto sono state le seguenti:

• Una soluzione on-premise esistente ormai obsoleta, altamente personalizzata e sempre meno supportata dall’editore.
• Un aumento dei volumi: raddoppio del numero di unità trattate in 10 anni.
• Una migrazione da realizzare senza regressioni sui numerosi sistemi interconnessi (ERP, WCS, TMS, RFID, portale fornitori, et cetera ).
• Un’organizzazione multisito in Francia ed in Italia con importanti sfide in termini di coordinamento e formazione
• Importanti esigenze aziendali relative alla tracciabilità dei prodotti tramite numero di serie

Assistenza durante le fasi del progetto

Adone Conseil ha proposto il seguente dispositivo per assistere il cliente in ciascuna delle fasi del progetto.

Progettazione:
La fase di progettazione, della durata di 4 mesi e composta da workshop funzionali e tecnici, comprendeva 3 sfide principali:

• Ridurre al minimo gli sviluppi specifici utilizzando funzionalità standard
• Rivedere l’architettura attorno ad un bus di integrazione cloud
• Allineare il più possibile i processi aziendali tra i siti

Questi 3 prerequisiti, fondamentali per limitare i rischi di diseallineamenti dalla pianificazione e dal budget, hanno guidato la riflessione durante tutta questa fase.

Accettazione:

L’obiettivo della fase di accettazione, fondamentale in questo progetto, era quello di testare tutte le funzionalità della soluzione target, per garantirne il corretto funzionamento sin dal giorno del Go-Live. Oltre alla rigorosità nell’esecuzione dei test, è necessaria una buona pianificazione per eseguire i test giusti al momento giusto, da quelli più isolati a quelli più completi.

A tal fine, Adone ha proposto una strategia che prevedeva diverse fasi di test e un team di 4 consulenti per realizzarli:

• Test di integrazione – scambi WMS ↔ sistemi interfacciati
• Test applicativi – funzionalità interne al WMS
• Test E2E – processo end-to-end (3 cicli / 80 scenari)
• UAT – convalida della soluzione
• Stress test – simulazione di volumi reali per garantire prestazioni e resilienza
• Prove a vuoto – test end-to-end in loco con le attrezzature e l’infrastruttura reali

I test effettuati e i risultati ottenuti sono stati riportati in un registro di collaudo e una relazione sullo stato di avanzamento è stata condivisa con il comitato di progetto. Questa governance ha permesso di segnalare alcuni rischi e di prevedere piani d’azione con gli editori per garantire i tempi di consegna.

Formazione:
Gli utenti chiave sono stati formati dal team di progetto durante la fase di collaudo e hanno poi formato gli operatori (con il supporto dei team IT).

Assistenza e supporto:
In linea con la fase di collaudo, il dispositivo di test Adone si è evoluto in un dispositivo di assistenza, rafforzato dal supporto dei team di assistenza degli editori:

• Assistenza post-go-live strutturata (16 risorse IT mobilitate in loco)
• Monitoraggio quotidiano dei KPI e delle anomalie
• Riconciliazione quotidiana delle scorte tra ERP e WMS

Risultati ottenuti

Il progetto è durato un anno e mezzo e ha portato a:

• L’implementazione di 2 siti in meno di 2 mesi
• Circa 350 utenti formati
• Il mantenimento dell’attività operativa per tutta la durata della migrazione.
• Una migrazione trasparente per i sistemi periferici

Fattori chiave di successo

Gli elementi determinanti per il successo di questo progetto sono stati:

• Una governance chiara ed una visibilità regolare condivisa a tutti i livelli
• Una forte collaborazione tra la direzione dei sistemi informativi, i team operativi ed i consulenti
• Una grande reattività di fronte agli imprevisti e alle anomalie critiche individuate durante i test

L’approccio strutturato e orientato alla soluzione dei consulenti Adone, coinvolti durante tutto il progetto, ha permesso di raccogliere questa bella sfida al fianco del nostro cliente.

Adone Conseil vi accompagna nei vostri progetti di trasformazione digitale, attraverso un approccio pragmatico, basato sull’eccellenza e sulla conoscenza del mestiere.