Riacquisire il controllo dei contenuti: Casi di studio sulla migrazione DAM

La maggior parte dei clienti supportati da Adone Conseil ha già sperimentato l’implementazione iniziale di una soluzione di Digital Asset Management (DAM) e il suo funzionamento quotidiano (run).

Il DAM, l’archivio multimediale dell’azienda, lavora generalmente in sinergia con il Product Information Management (PIM), l’archivio dei prodotti, per rispondere alle sfide della vendita al dettaglio e dell’e-commerce.

Dopo diversi anni di implementazione e funzionamento (aggiornamenti, supporto, manutenzione, nuove versioni, ecc.), emerge  regolarmente la necessità di valutare la migrazione ad una nuova soluzione DAM.

Si tratta di un’opportunità che permette di mettere in atto una piattaforma più vicina ai vostri processi, per liberarvi da contenuti obsoleti e per adottare processi di archiviazione virtuosi, come presentiamo in questo caso di studio.

Quando ripensare il DAM diventa strategico

Ci sono molte ragioni per migrare ad un nuovo DAM, a seconda delle esigenze specifiche e della maturità digitale di un’azienda. I principali includono :

• Obsolescenza tecnologica: il DAM attuale non soddisfa più le esigenze moderne e manca di funzionalità avanzate come AI, cloud, hybribe, ecc.
• Prestazioni ridotte: capacità insufficiente per gestire grandi volumi o un numero elevato di utenti.
• Esperienza utente: interfaccia poco intuitiva, ricerca inefficiente e mancanza di personalizzazione per i diversi profili.
• Centralizzazione e organizzazione: necessità di consolidare gli asset sparsi in diversi sistemi, o al contrario di distinguere tra diversi tipi di contenuti (ad esempio, e-commerce, ecc.).
• Collaborazione: necessità di facilitare la condivisione e la collaborazione tra team e reparti, a livello centrale e locale, e l’integrazione con altri strumenti interni o esterni (Data Pool, GDSN, ecc.).
• Conformità e sicurezza: conformità alle nuove normative (RGPD), standard di sicurezza, controllo degli accessi, tracciabilità ed audit.

In questo caso, la migrazione del DAM ha permesso anche di introdurre una gestione dei contenuti più efficiente ed eco-responsabile.

Opportunità da cogliere durante una migrazione DAM

Qui presentiamo il caso di un cliente che ha sfruttato la migrazione del DAM per introdurre una gestione dei contenuti più efficiente ed ecologica.

Una piattaforma più vicina ai vostri processi

La migrazione al nuovo DAM ha permesso al cliente, supportato da Adone, di rivedere i processi di gestione dei media in tutti i reparti coinvolti.

Il team BPO (Business Process Owner) ha effettuato una mappatura completa dei processi attuali, basandosi in particolare su interviste con gli utenti chiave e sull’analisi dei dati. Sulla base di questo inventario, il team ha elaborato le specifiche dei processi da implementare nel nuovo DAM.

Particolare attenzione è stata rivolta ad : il monitoraggio delle fasi di produzione dei contenuti, la corretta acquisizione dei metadati e delle informazioni sul copyright e le fasi di convalida prima della pubblicazione ai mercati esterni ed ai consumatori.

La revisione ha inoltre identificato i contenuti che il cliente non desiderava migrare, come ad esempio :

• Media con direzione artistica obsoleta onon sono conformi ai nuovistandard dei media.
• Contenuti relativi a prodotti ritirati dalla vendita o alla vecchia immagine del marchio.

Le modalità di condivisione dei contenuti sono state ottimizzate grazie ad un catalogo semplificato di versioni, che ha sostituito la necessità di mantenere molteplici formati di esportazione specifici per ogni utente, basandosi invece sui formati standard raccomandati da GS1.

Eliminazione dei vecchi contenuti

È stato avviato un esercizio di selezione con tutti i proprietari di contenuti per distinguere i contenuti attivi da quelli obsoleti.

Due sono gli scenari comuni:

• I contenuti attivi sono stati migrati nel nuovo DAM come parte del roll-out di ciascun marchio.
• I contenuti obsoletisono finiti negli archivi del marchio, coprendo diversi anni di produzione in un’ampia varietà di formati, usi e metadati.

L’archiviazione ha comportato i seguenti progetti:

• Metadati: creazione di un piano di corrispondenza tra il vecchio DAM e la piattaforma di archiviazione, al fine di preservare le informazioni di descrizione e classificazione.
• File: sono stati rimossi i rendering, lasciando solo un’anteprima utilizzabile e i file master, che sono stati poi compressi in archivi ZIP.

Di conseguenza, l’ingombro dell’archivio è stato ridotto del 25% e il costo annuale di hosting è stato tagliato dell‘80% rispetto al costo di hosting del vecchio DAM.

Adozione di processi di archiviazione virtuosi

La migrazione del DAM ha offerto l’opportunità di alimentare automaticamente la piattaforma di archiviazione con i contenuti obsoleti del nuovo DAM.

• Sono stati messi in atto processi di archiviazione regolari, basati su una serie di principi:Contenuti i cui diritti sono scaduti da più di un numero di
• Contenuti legati a progetti di marketing conclusi/archiviati.
• Contenuti inseriti manualmente nel cestino dell’archivio (ad esempio, fine del contratto con un fotografo, cambio di direzione artistica, cambio di immagine del marchio, ecc.).

Il cliente ha creato uno spazio interno dove le proprie collezioni, elencando sia i contenuti fisici che quelli digitali.

La piattaforma di archiviazione è stata progettata con l’obiettivo di dare una seconda vita ai contenuti, facilitando la selezione e la presentazione regolare del patrimonio preesistente.

Gli archivi sono ora disponibili per essere “riciclati” nell’ambito di vari progetti: comunicazione interna, approfondimenti editoriali, ricerca di ispirazione, condivisione per mostre, ecc.

Conclusione

Come il nostro cliente, approfittate della migrazione ad un nuovo DAM per implementare una gestione più efficiente ed ecologica dei vostri contenuti.

Data la modesta richiesta di risorse per l’archiviazione dei dati, l’adozione di una soluzione eco-compatibile si rivela una scelta ideale, pienamente in linea con le iniziative di responsabilità sociale d’impresa (CSR).

Esistono oggi sul mercato diverse soluzioni ed etichette, con approcci differenti: utilizzo di energie rinnovabili, partecipazione ad iniziative di compensazione delle emissioni di carbonio, utilizzo di materiali riciclati, ecc.

Potete anche dare una seconda vita ai vostri contenuti mettendoli in mostra come parte delle vostre iniziative sul patrimonio.

Non esitate a contattarci se anche voi volete prendere il controllo dei vostri contenuti e ridurre i costi e l’impronta di carbonio!

Adone Conseil supporta i vostri progetti di trasformazione digitale con un approccio pragmatico basato sull’eccellenza e sulla conoscenza del business.