Cas client : Reprendre le contrôle de ses contenus avec une migration DAM

La majorité des clients accompagnés par Adone Conseil ont déjà expérimenté une première mise en place d’une solution de Digital Asset Management (DAM), ainsi que son exploitation quotidienne (run).

Le DAM, référentiel média de l’entreprise, fonctionne généralement en synergie avec un Product Information Management (PIM), référentiel produit, afin de répondre aux enjeux des usages commerce et e-commerce.

Après plusieurs années de mise en œuvre et d’exploitation (évolutions, support, maintenance, nouvelles versions, etc…) se pose régulièrement la question d’une migration vers une nouvelle solution DAM.

Cette migration est l’opportunité de mettre en place une plateforme plus proche de vos process, de vous libérer de vos contenus obsolètes et d’adopter des process d’archivage vertueux, comme nous vous le présentons dans ce cas client.

Quand repenser son DAM devient stratégique

Les motivations à migrer vers un nouveau DAM sont multiples, en fonction des besoins spécifiques et de la maturité digitale des entreprises. Parmi les principales :

• Obsolescence technologique : Le DAM actuel ne répond plus aux besoins modernes et manque de fonctionnalités avancées comme l’IA, le cloud, l’hybride, etc…
• Montée en performances :  Capacité insuffisante à gérer de gros volumes ou un grand nombre d’utilisateurs.
• Expérience utilisateur : Interface peu intuitive, recherche inefficace et absence de personnalisation selon les profils.
• Centralisation et organisation : Nécessité de consolider des actifs dispersés dans différents systèmes, ou au contraire de distinguer plusieurs types de contenus (ex. e-commerce, patrimoine, etc.).
• Collaboration : Besoin de faciliter le partage et la collaboration entre équipes et départements, en central et en local, et l’intégration avec d’autres outils internes ou externes (Data Pool, GDSN, etc.).
• Conformité et sécurité : Respect des nouvelles réglementations (RGPD), les normes de sécurité, le contrôle d’accès, la traçabilité et l’audit.
• Réduction des coûts : Diminuer les coûts d’exploitation et d’augmenter le ROI de la solution DAM.

Dans ce cas client, la migration DAM a également permis d’instaurer une gestion plus efficiente et écoresponsable des contenus.

Opportunités à saisir lors d’une migration DAM

Nous vous présentons ici le cas d’un client qui a profité de sa migration DAM pour mettre en place une gestion de ses contenus plus efficace et plus verte.

Une plateforme plus proche de vos process

La migration vers le nouveau DAM a été l’occasion pour le client accompagné par Adone de réaliser une revue des process dans tous les départements en charge de la gestion des médias. 

L’équipe BPO (Business Process Owner) a ainsi réalisé une cartographie complète des process réels, notamment sur la base d’interviews avec les utilisateurs clés et d’analyse de la donnée. A partir de cet état des lieux, l’équipe a établi les spécifications des process à implémenter dans le nouveau DAM. 

Une attention particulière a été portée sur les points relevés lors de l’audit : le suivi des étapes de production des contenus, la bonne saisie des métadonnées et informations de droits d’auteurs, et les étapes de validation avant publication aux marchés et consommateurs externes.

Cette revue a également permis d’identifier les contenus que le client ne souhaitait pas migrer, comme par exemple : 

• Médias avec des directions artistiques obsolètes ou non conformes aux nouveaux standards de média parfait.
• Contenus relatifs à des produits retirés de la vente ou à l’ancienne image de la marque.

Les modalités de partage des contenus ont également été optimisées, en proposant un catalogue de renditions rationalisé en lieu de maintenir un ou plusieurs formats d’export par consommateur, et en se basant sur les formats recommandés dans le standard GS1.

Se libérer des anciens contenus

Un chantier de tri a été lancé auprès de tous les propriétaires de contenus afin de distinguer les contenus actifs des contenus obsolètes :

Deux scénarios sont fréquents :

• Les contenus actifs ont été migrés vers le nouveau DAM dans le cadre du déploiement de chaque marque.

• Les contenus obsolètes, majoritaires, sont allés constituer les archives des marques, couvrant plusieurs années de production sous une grande variété de formats, d’usages et de métadonnées.

L’archivage a consisté à mener les chantiers suivants :

• Métadonnées : établissement d’un plan de correspondance entre l’ancien DAM et la plateforme d’archivage, afin de conserver les informations de description et de classement.
• Fichiers : les renditions ont été supprimées, pour conserver uniquement une prévisualisation exploitable et les master files, qui ont ensuite été compressés dans des archives ZIP.

Ainsi l’empreinte de stockage des archives a été réduite de 25%, et le coût annuel d’hébergement a diminué de 80% par rapport au coût annuel d’hébergement de l’ancien DAM.

Adopter des process d’archivage vertueux

La migration DAM a été l’occasion de mettre en place l’alimentation automatique de la plateforme d’archivage avec les contenus obsolètes du nouveau DAM. 

Des process d’archivage réguliers ont été mis en place, basés sur plusieurs axes : 

• Contenus dont les droits sont expirés depuis plus de X mois.
• Contenus rattachés à des projets marketing terminés / archivés.
• Contenus placés manuellement dans le panier d’archivage (par ex. fin de contrat avec un photographe, changement de direction artistique, d’image de marque, etc.).

Le client avait mis en place une vitrine interne de mise en valeur des collections patrimoniales, répertoriant des contenus physiques ou numériques. 

La gestion et l’alimentation de cette plateforme était réalisée par lots ponctuels, issus des dons et inventaires internes au fil de l’eau. 

La plateforme d’archivage a été conçue avec l’objectif de donner une deuxième vie aux contenus, en facilitant leur sélection et leur mise en valeur régulière dans la vitrine patrimoniale préexistante.

Les archives remarquables sont ainsi aujourd’hui disponibles pour être « recyclées » dans le cadre de divers projets : communication interne, mises en avant éditoriales, recherche d’inspirations, partages pour expositions, etc.

Conclusion

Comme notre client, profitez de la migration vers un nouveau DAM pour mettre en place une gestion de vos contenus plus efficace et plus verte.

Plus verte car l’hébergement des archives ne présentant pas d’enjeu de performances majeur, il s’agit du cas d’usage idéal pour adopter une solution écoresponsable qui trouvera sa place dans les actions RSE de l’entreprise.

Aujourd’hui plusieurs solutions et labels existent sur le marché, avec diverses approches : utilisation d’énergies renouvelables, participation à des initiatives de compensation carbone, mise en œuvre de matériel recyclé, etc.

Vous pourrez également donner une seconde vie à vos contenus en les mettant en valeur dans vos actions patrimoniales. 

N’hésitez pas à nous solliciter si vous aussi vous souhaitez maîtriser vos contenus et réduire vos coûts et votre empreinte carbone ! 

Adone Conseil vous accompagne sur vos projets de transformation digitale, via une approche pragmatique, fondée sur l’excellence et la connaissance métier.